Nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej
Od 1 stycznia 2019 pracodawca będzie obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników czyli dokumentację pracowniczą, co odbywać się musi w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Rozporządzenie określające zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy praz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika, tj. aktualnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zostanie zastąpione nowym rozporządzeniem.
Jak przechowujemy dokumentację pracowniczą?
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej odbywać musi się z uwzględnieniem poniższych zasad:
– zachowanie poufności – to ograniczenie dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych
– zachowanie integralności – to zachowanie spójnej struktury dokumentacji pracowniczej, tak aby każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad.
– zachowanie kompletności – to zagwarantowanie, że poszczególne dokumenty będą w całości znajdować się w jednej wybranej przez pracodawcę postaci dokumentacji pracowniczej.
– zachowanie dostępności – to prowadzenie i przechowywanie dokumentacji na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego.
Ile czasu przechowujemy dokumentację pracowniczą?
Co z dotychczasową dokumentacją? W ustawie z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, a dokładnie w art. 7 tej ustawy, wskazano, że okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy będzie należało ustalić na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy.
Zgodnie z nowymi przepisami dokumentację pracowniczą pracodawcy będą przechowywać przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie wydłużony w przypadku, gdy dokumentacja będzie stanowić dowód w postępowaniu lub dokumentacja ta być może będzie stanowiła dowód w postępowaniu, tj. w sytuacjach kiedy:
– pracodawca będzie stroną postępowania – dokumentację należy przechowywać do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania;
– pracodawca poweźmie wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – w takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuży się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca będzie zobowiązany powiadomić, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.
Zawiadamiamy pracowników!
Od 1 stycznia 2019, pracodawca będzie musiał przekazać pracownikowi dodatkowe informacje o:
– okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, czyli okresie wynoszącym 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (chyba, że ze względu na postępowanie – okres ten ulegnie wydłużeniu);
– możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;
– zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.
Zgodnie z art. 298(1) Kodeksu pracy, zostanie wprowadzone rozporządzenie, które ma wskazywać sposób i tryb doręczenia lub zawiadomienia pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku, gdy pracodawca zdecydował się na zmianę tej dokumentacji na elektroniczną.
Elektronicznie czy papierowo – wybór należy do pracodawcy
W związku z wprowadzeniem alternatywy w sposobie prowadzenia dokumentacji pracowniczej ustawodawca wprowadza również możliwość zmiany dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną.
Jeśli pracodawca zdecyduje o prowadzeniu dokumentacji w formie elektroniczne będzie musiał użyć w tym celu systemu teleinformatycznego umożliwiającego opatrzenie dokumentacji kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
Co zrobić z dokumentacją papierową?
Pracownik będzie miał możliwość odbioru poprzedniej dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od daty przekazania przez pracodawcę informacji na temat dokonywanej zmiany w dokumentacji pracowniczej, o czym pracownik będzie musiał być uprzednio poinformowany.
Obowiązek informacyjny będzie również dotyczył byłych pracowników. Jeśli nie odbierze to bezwzględny obowiązek zniszczenia poprzedniej wersji dokumentacji
Pracodawca będzie miał obowiązek wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek aktualnego pracownika, byłego pracownika lub najbliższych członków rodziny w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika. Wniosek ten będzie mógł być złożony zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej.
W przypadku kiedy pracownik nie odbierze swojej papierowej dokumentacji na pracodawcy będzie ciążył bezwzględny obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór przez pracownika tej dokumentacji (czyli 12 miesięcy licząc od upływu 30 dni na odbiór, których bieg rozpoczyna się od dnia poinformowania pracownika o zmianie dokumentacji na elektroniczną), co oznacza, że w terminie 12 miesięcy będzie musiał trwale zniszczyć dokumentację pracowniczą.
